З А Т В Е Р Д Ж Е Н О
наказом керівника апарату
Пролетарського районного
суду міста Донецька
від «11» лютого 2014 року № 7 - I
___________________Г.М. Романчук
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
СТАРШОГО СЕКРЕТАРЯ СУДУ
1. Загальні положення
1.1. Посадова інструкція старшого секретаря Пролетарського районного суду міста Донецька встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність особи, яка займає посаду старшого секретаря суду.
1.2. Старший секретар суду є посадовою особою апарату Пролетарського районного суду міста Донецька (далі - суд), правовий статус якої визначається Законом України "Про державну службу".
1.3. Старший секретар суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.
1.4. На посаду старшого секретаря суду призначається особа, яка має вищу освіту за спеціальністю «Правознавство» або «Правоохоронна діяльність» з освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче бакалавра, стаж роботи на державній службі в судових органах України не менше 2 років або загальний стаж роботи за фахом не менше 3 років.
1.5. Старший секретар суду безпосередньо підпорядкований голові суду та керівнику апарату суду, координує свою діяльність з консультантом суду відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків.
1.6. Старшому секретарю суду безпосередньо підпорядковані секретарі суду, друкарки суду та інші службовці суду, які виконують організаційні функції.
1.7. У своїй роботі керується Конституцією України, Цивільним процесуальним, Кримінально-процесуальним та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Доступ до публічної інформації», "Про державну службу", та іншими законами України, рішеннями Конституційного Суду України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів, Положенням про Державну судову адміністрацію України, Положенням про територіальне управління Державної судової адміністрації України в Донецькій області, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та відповідного територіального управління Державної судової адміністрації, іншими нормативно-правовими актами та цією посадовою інструкцією.
2. Завдання та обов'язки
2.1. Організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду.
2.2. Контролює виконання функціональних обов'язків працівниками канцелярії суду.
2.3. Здійснює прийом, реєстрацію в автоматизованій системі документообігу суду (далі – АСДС) та розподіл вхідної кореспонденції, що надійшла до суду.
2.4. Перевіряє цілісність конверта (пакету), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет) та перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).
2.5. Перевіряє при надходженні до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) наявність додатків, зазначених у супровідному листі суду, здійснює огляд стану справи (наявність томів, повноту підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідальність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).
2.6. Складає акт про стан справи, що надійшла до суду, та долучає його до матеріалів справи у разі виявлення недоліків у формуванні судової справи.
2.7. Контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
2.8. Здійснює реєстрацію в АСДС речових доказів (документів, визнаних речовими доказами в установленому законодавством порядку та долучені до справи як матеріали справи), що надходять до суду в день їх надходження, присвоює номер (порядковий номер) згідно з журналом обліку речових доказів, до упаковки з речовими доказами чіпляє бирку із зазначенням номеру, за яким справа реєструється в суді, а також номер речового доказу.
2.9. Організовує роботу з обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
2.10. Контролює належний облік та зберігання речових доказів.
2.11. Здійснює контроль за виконанням документів, якими встановлено завдання та інформує керівництво суду про стан виконання документів, що перебувають на контролі.
2.12. Здійснює контроль за направленням судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
2.13. Доводить до відома судді (суддів), що розглядав справу (матеріали кримінального провадження) результати перегляду судового рішення у цій справі (кримінальному провадженні) судом апеляційної чи касаційної інстанції.
2.14. Здійснює контроль за своєчасним та якісним зверненням судових рішень до виконання.
2.15. Організовує та контролює ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
2.16. Забезпечує своєчасне виконання постанов про помилування.
2.17. Контролює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
2.18. Забезпечує своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
2.19. Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає голові суду та керівникові апарату про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії суду.
2.20. Збирає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду, узагальнює їх, за погодженням із керівником апарату формує номенклатуру справ суду та після погодження з відповідними архівними установами подає на затвердження голові суду.
2.21. Організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
2.22. Уносить пропозиції до плану роботи суду з питань організації діловодства, судової статистики, контролює виконання відповідних розділів плану роботи суду.
2.23. Бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
2.24. Організовує та забезпечує належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії суду.
2.25. Проводить навчання з працівниками канцелярії суду.
2.26. Контролює ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
2.27. Веде документацію щодо заправних листів, лімітів, заяв, відомостей, оперативних звітів про витрачення бензину, пально-матеріальних матеріалів, запасних частин.
2.28. Організовує проведення інвентаризації матеріальних цінностей.
2.29. Веде первинний облік інвентарю, матеріалів, друкованої продукції, оргтехніки, меблів, відповідальна за їх видачу, збереження та своєчасне списання.
2.30. Виконує доручення голови суду та керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії суду.
3. Права
3.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про державну службу", "Про судоустрій і статус суддів" та іншими актами законодавства.
3.2. На соціально-правовий захист відповідно до свого статусу.
3.3. Уносити пропозиції голові суду та керівникові апарату суду щодо покращання умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками суду, а також щодо покращання роботи суду в цілому.
3.4. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.
3.5. Брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.
4. Відповідальність
4.1. Старший секретар суду відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України "Про державну службу" та "Про засади запобігання і протидії корупції" несе відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.
_03_03.png)
